小口現金

小口現金とは

日々発生する会社の経費を精算するため少額の現金を手元で管理しておくことです。

小口現金担当者(用度係)は毎営業日の業務終了後に、手元の現金を数え、支出の記録、残高に問題がないかを確認する必要があります。

多くの場合は小口現金出納帳で管理します。

実際には、工場や部署単位でちょっとしたものを買う時に50,000円位を基準に20,000円になったら、30,000円補充する形が多いです。

デメリット:管理が面倒

下記のようなお悩みはありませんか?

①1日の業務終了後に現金を数えるのが手間

②小口現金出納帳への記帳を都度行う必要があり面倒

③現金残高と小口現金出納帳が合わない場合の確認が大変

④月末に再度残高を確認する必要があり煩雑

このようなお悩みで手間と時間を費やした苦い思い出がある方も多いことでしょう。

今回はそんな小口現金管理をラクにできる3つの方法をご紹介します。

 1.Excelで対応する

実際にExcelで小口現金出納帳を作成し、小口現金管理をしている会社も多く見られます。

ちなみに、多くのサイトで小口現金出納帳の見本やテンプレートが配布されていますので業務効率化になると思います。

次にもっと効率化を図りたい方におすすめの方法をご紹介します。

 2.小口現金を廃止する

小口現金管理をもっと効率化するために有効な方法とは、思い切って小口現金自体を廃止してしまうことです。

極論として、管理するものが少なければ面倒や手間は大きく減ります。

小口現金を廃止すると得られるメリットには以下のようなものがあります。

①残高確認と帳簿記入の削減

②営業や経理の小口現金の申請や、上司の承認の手間の削減

③小口現金の紛失、横領のリスクの回避

これらが実現できれば、経理担当者だけでなく、経費精算に関わる申請者や承認者のメリットにも繋がります。

小口現金を廃止するには?

まず、交通費や切手・収入印紙などの備品購入の経費の精算は立替払いとし、その都度や週に一度まとめて精算申請をして、現金で精算することが理想的です。

また備品類の購入は請求書払いにしたり、クレジットカードで支払うのもよい手段です。

最近はインターネット通販でほぼ何でも揃う時代です。

ネット通販であれば請求書での後払いやクレジットカード決済が可能ですのでその場で現金のやり取りをする必要がなくなります。

クラウドの経費精算システムを使う。

経費精算システムとは、交通費などの経費申請、承認、管理をクラウド上で行えるものです。

最近はクラウド型の経費精算システムが多く提供されており、クラウド型の場合インターネット環境に接続されていればパソコンでもスマートフォンでも利用できるのが便利です。

このような形で改善することで、キャッシュレス・ペーパーレスを実現するなど、小口現金の廃止だけでなく、抜本的に経費精算作業が変わり業務の効率化を実現できます。

最後に

小口現金管理の効率化が実現できれば、経理担当者の手間が減るのはもちろんのこと、空いた時間で他の業務にも取り組めます。

また経費精算システムを導入すれば小口現金だけでなく、日々の経費精算業務全般を効率化することが可能です。

自社にあった方法を活用していただき、経理の仕事をより効率よく、楽しくしていきましょう。

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